Cómo prepararse para la Auditoría de la Póliza de Workers Compensation

Como dueño de un negocio su trabajo es hacerlo crecer y prosperar, como también lo es, proteger a los hombres y mujeres que trabajan para usted. Por esa razón, usted adquiere un Seguro de Compensación para Trabajadores (Workers Compensation) que le proporcione a su negocio cobertura en caso de que algún empleado resulte lesionado, discapacitado o fallecido ejerciendo las funciones de su trabajo.

La prima que se paga por el empleado es calculada en la emisión de la póliza utilizando cifras aproximadas, he ahí la importancia de la auditoría a la Póliza de Seguro de Compensación al Trabajador, pues en ella se revisan los registros y operaciones de la empresa para garantizar que las primas que se pagan por los empleados estén correctas y que la nómina y clasificación de los empleados correspondan con la realidad y así evitar que se pague una mayor o menor prima por una clasificación o asignación incorrecta.

Por ejemplo, si tiene 12 empleados y aumenta a 15 sin ajustar su póliza, tendrá que pagar por la diferencia al momento de vencimiento de la póliza. Lo mismo ocurre si reduce el personal y no ajusta la póliza, pero en este caso, recibirá reembolso por el pago en exceso que realizó. Por eso es de vital importancia mantener los registros organizados y al día para que pueda ajustar acorde.

Una auditoria podría parecer complicada, pero no tiene que serlo si cuenta con un equipo de profesionales en seguros que lo guíen y ayuden a prepararse.

A continuación, le damos algunos consejos que pueden ayudar a mantenerlo al día con su Póliza de Seguro de Compensación al Trabajador:

1) Mantenga documentos y registros financieros al día

Al prepararse para una auditoría, asegúrese de tener a mano todos los registros y documentos financieros importantes que le servirán como prueba de cumplimiento. Estos registros incluyen nómina, empleados, cuentas por pagar y por cobrar, desembolsos de efectivo, certificados de seguro, descripción detallada de la operación comercial que justifica los códigos de clasificación de los trabajadores y registro de modificaciones.

2) Asegúrese de que la clasificación de su negocio sea la correcta

Durante una auditoría, el auditor buscará si la empresa asegurada está clasificada correctamente. La clasificación se basa en el negocio como tal, no en el empleado individual. El sistema de clasificación puede ser bastante complejo, por lo que la naturaleza de su negocio generalmente determina su clasificación. Cada clasificación se agrupa en una categoría y se le asigna una tasa basada en los riesgos y/o lesiones típicas que podrían ocurrir en el sitio de trabajo para esa clasificación. La clasificación correcta garantiza que haya suficiente cobertura para el costo típico de una lesión. Una clasificación incorrecta puede traer consecuencias significativas.

3) Nómina separada por clasificación múltiple

Si un empleado tiene múltiples funciones o clasificaciones de trabajo, estas pueden ser divididas en diferentes códigos. Es importante mantener registros precisos y asegurarse de que las horas y sueldos en cada clasificación se registren de manera exacta. Esto también se conoce como clasificación múltiple de nómina. Si no se registra correctamente, se asignarán todas las ganancias a la clasificación de tarifa más alta.

4) Mantener los certificados de seguro para subcontratistas actualizados

Asegúrese de tener registro de todos los certificados de seguro (COI) para todos los subcontratistas que se pagaron durante el período de la póliza. Los COI deben organizarse y guardarse para todos los subcontratistas, de esta manera puede demostrar que los subcontratistas tuvieron compensación laboral durante su período de servicio.

5) Prepararse para la cita con el Auditor

A la hora de la auditoria, usted o un representante de confianza autorizado para hablar en su nombre deben cooperar y responder a las preguntas del auditor. Este representante debe conocer y entender las operaciones comerciales, los registros financieros, las funciones que desempeñan todos los empleados y tener conocimiento a fondo de la póliza de compensación de trabajadores de la empresa.

Muchas discrepancias se pueden encontrar durante el proceso de una auditoria. Si alguna discrepancia resulta en una disputa por considerarse que la nómina o clasificación fueron incorrectas, comuníquese con su agente de seguros inmediatamente para que revisen las instrucciones sobre disputas que se encuentran en su póliza.

En Seguros Latorre entendemos que el proceso y preparación para una auditoría puede ser difícil y confuso, pero no se preocupe pues contamos con el mejor equipo de seguros bilingües de Las Carolinas. Hablamos su idioma y contamos con la experiencia necesaria para brindarle la asistencia y el servicio que usted y su negocio se merecen.

Para obtener más información acerca de la auditoría de la póliza de seguro de compensación al trabajador en Carolina del Norte o del Sur, comuníquese con uno de nuestros representantes al 844-566-8181.